Hoe ik het doe: De Dagelijkse To-Do

Hallo allemaal! Welkom bij een nieuwe blog over hoe ik (Jeffrey) bepaalde dingen doe! Als er een ding is wat ik ontzettend belangrijk vind in mijn leven, dan is het wel structuur. Van mijn ochtendritueel tot aan het moment dat ik in de avond even ga zitten om te journalen. Nu is het niet zo dat elke dag er hetzelfde uitziet voor me, dat zou enorm saai zijn. Maar een stukje houvast iedere dag, dat kan zo ontzettend fijn zijn. Een van de onderdelen van mijn ochtendritueel is dat ik even de moeite neem om de dag die voor me ligt te aanschouwen. Wat wil ik vandaag gedaan hebben? Wat is vandaag voor mij belangrijk? Zijn er projecten waar ik tijd aan moet besteden? Zijn er mensen waar ik aandacht aan moet geven? Al dit soort vragen probeer ik even de revue te laten passeren om te bepalen wat ik in ieder geval gedaan wil hebben vandaag. Als antwoord op die vragen komt automatisch een To-Do lijstje tevoorschijn en daar gaat deze blog over. Hoe maak ik er een?

Alle begin…

Allereerst is een To-Do lijstje zeer persoonlijk en ik kan je natuurlijk niet vertellen wat je op zo’n lijst moet zetten, behalve dat het dingen zijn die je graag die dag gedaan wilt hebben. Een van de belangrijkste dingen hierbij is dat je zorg draagt dat de lijst niet té lang wordt, want het moet wel een haalbare en realistische lijst worden. Dat betekent dus dat je totale To-Do lijst wel echt gedaan moet kunnen zijn aan het einde van de dag. Sowieso kun je niet alle vierentwintig uren die in een dag zitten volop gebruiken, je moet immers ook genoeg rustmomenten hebben op een dag! Om die reden probeer ik een lijst te maken die in een werkdag gedaan kan zijn, dus ik hou zo’n acht uur aan. Vaak gaan we daar nu wel overheen, omdat we zo ontzettend druk zijn met de shop, maar ik probeer het wel enigszins te beperken. Het helpt ook als je taken op je lijst zet met een specifiek tijdslot/duur. Dus bijvoorbeeld: 1 uur lezen, of van 19:00-20:00 sporten.

Nu zal het ongetwijfeld voorkomen dat je bij bepaalde taken gewoon niet exact weet hoeveel tijd ze gaan kosten en moet je gewoon doorgaan tot ze af zijn. Als je geen inschatting kan maken, is dat natuurlijk geen probleem. Helemaal als je iets voor het eerst doet kost het vaak meer tijd dan je denkt. Gelukkig is het wel zo dat hoe vaker je iets doet, hoe beter je kunt inschatten wat de investering in tijd zal zijn!

Beginnen met opschrijven

Als To-Do lijstjes maken iets nieuws voor je is, is de beste manier om te beginnen door gewoon dingen op te schrijven die in je opkomen. Dit is ook hoe mijn wekelijkse To-Do lijstje tot stand komen. Schrijf het gewoon op een papiertje, of in een notitie app op je telefoon, als je niet van pen en papier houdt. Persoonlijk doe ik het altijd het liefst op papier, want als je echt even de tijd neemt om te zitten met een pen en een papier ben je veel bewuster van wat je opschrijft. Schrijven helpt ook met het onthouden van je taken! 🙂

Hier is een voorbeeld van een lijstje dat ik heb gemaakt:

• Sporten (7:15-8:00)
• Blog schrijven over To-Do lijstjes
• Posten op social media
• Huishouden:
  • Stofzuigen
  • Dweilen
• Boodschappen
• Fysio 19:00-19:30
• Meds voor de kitties ophalen
• Shop update nieuwe items (8 stuks)

Behoorlijk lijstje hè? En dit is dan vaak nog naast mijn reguliere werkdag! Zoals je kunt zien push ik mezelf dus behoorlijk elke dag, helemaal als ik deze lijst perse af wil hebben. De lijst is wat lang, maar nog steeds te doen. Toch zou ik niet aanraden zoiets als dit elke dag te doen. Je hebt ook tijd nodig om te ontspannen. Je kunt zelfs dat op je lijstje zetten! Helemaal als je moeite hebt om te mogen ontspannen van jezelf, is het misschien niet eens een slecht idee om het ook op je lijstje te zetten.

Sommige taken deel ik ook op in sub-taken. Dit is erg handig om te doen, vooral als je met een groter project bezig bent en deze opknipt in stapjes. Op die manier kun je bijvoorbeeld ook de grote projecten over meerdere dagen verdelen. Taken die die dag niet af zijn gekomen kun je gewoon weer overnemen op je lijstje voor de volgende dag. Het allerbelangrijkste is dat je op het einde van de dag trots bent op wat je bereikt hebt. Focus niet te lang op de dingen die niet gelukt zijn en bedenk je dat er (waarschijnlijk) een goede reden was waarom je sommige taken niet van je lijst hebt kunnen afstrepen en reflecteer hier op. Wat had ik beter of anders kunnen doen? Probeer die vraag te beantwoorden, maar richt daarna je aandacht weer op wat je wel hebt gedaan en hoe je je daarbij voelt. Ik ga hierdoor vaak met een tevreden gevoel naar bed en wat ik niet heb afgekregen? Ach, er is altijd weer morgen!

Inschatten hoe lang iets duurt

Het allermoeilijkste om een haalbare To-Do lijst te maken is inschatten hoeveel tijd iets je gaat kosten. Dit is vaak iets wat met ervaring komt. Als je iets voor het eerst doet kun je vaak lastig inschatten hoe lang je ermee bezig zult zijn. Probeer toch altijd iets te bedenken, zodat je in ieder geval een leidraad hebt. Stel dat je er dan naast zat, dan kun je hier de volgende keer rekening mee houden en meer of minder tijd rekenen voor die taak. Hier is mijn lijst met al mijn tijdsinschattingen erbij:

• Sporten (7:15-8:00) – 45 minuten
• Blog schrijven over To-Do lijstjes – 90 minuten
• Posten op social media – 15 minuten
• Huishouden: – 1 uur
  • Stofzuigen – 30 minuten
  • Dweilen – 30 minuten
• Boodschappen – 15 minuten
• Fysio 19:00-19:30 – 30 minuten
• Meds voor de kitties ophalen – 5 minuten
• Shop update nieuwe items (8 stuks) – 8×5 minuten, 40 minuten

In totaal heb ik voor deze hele To-Do lijst 300 minuten nodig, oftewel 5 uur. Dat is net iets meer dan een halve werkdag! Vaak zijn deze lijstjes ook nog eens op gewone werkdagen, waardoor ik dus eigenlijk geen tijd meer over heb om even lekker te ontspannen. Helemaal als je daar ook nog de tijd bij optelt om even te lunchen en voor het avondeten. Dat betekent dus in veel gevallen dat ik niet alles op een dag red, simpelweg omdat ik de tijd er niet voor heb. Sommige dingen zullen dus naar de To-Do lijst van morgen gaan!

Prioriteiten stellen als een pro

Er zijn een aantal manieren om goed prioriteiten te stellen. Sommige taken vinden plaats op vaste tijden en daar moet je dus rekening mee houden in je planning. In mijn geval is het sporten in de ochtend het eerste wat ik ga doen, voordat ik met de rest aan de slag ga. Op die manier heb ik een heerlijke kick-start van mijn dag en kan ik daarna flinke stappen maken met frisse energie! Meestal wordt het vanzelf wel duidelijk wanneer je wat zou moeten doen. Hier is de volgorde met prioriteiten voor mijn lijstje:

1. Sporten (7:15-8:00) – 45 minuten
2. Blog schrijven over To-Do lijstjes – 90 minuten
3. Posten op social media – 15 minuten
4. Huishouden: – 1 uur
   • Stofzuigen – 30 minuten
   • Dweilen – 30 minuten
5. Shop update nieuwe items (8 stuks) – 8×5 minuten, 40 minuten
6. Meds voor de kitties ophalen – 5 minuten
7. Boodschappen – 15 minuten
8. Fysio 19:00-19:30 – 30 minuten

Als het goed is, heb ik mijn dag op deze manier prima ingedeeld. Zodra ik van sporten terug kom, stap ik even onder de douche. Daarna is het tijd om aan het blog te werken en de post te delen op social media. Dan is het ongeveer lunchtijd en daarna ga ik een uurtje aan de slag met het huishouden. Dan even korte pauze (als je dweilt moet je toch altijd even wachten tot de vloer droog is) en daarna kunnen mooi nog even wat nieuwe items op de shop worden gezet. Aangezien de dierenarts om 18:00 dicht gaat, moet ik natuurlijk wel zorgen dat ik op tijd even de medicijnen op tjd ophaal en daarna direct even de boodschappen haal nog. Als alles dan volgens planning gaat, kan ik nog net eventjes wat eten voordat ik naar de fysio moet. In het ergste geval eet ik daarna pas. Maar het lijkt een prima planning zo, op deze manier, toch? 🙂

Alles in de praktijk brengen

Het lijkt makkelijk hè? Even een planninkje maken voor de dag, maar ondertussen is dit zo een natuurlijk proces bij mij geworden dat ik er nauwelijks meer echt bij stil sta. Meestal staan mijn dagelijkse doelen in het teken van mijn jaardoelen, waarbij ik elke dag wel iets probeer op te pakken wat hoort bij mijn jaardoelen. Daarnaast ook, helaas, de nodige huishoudelijke taken, daar kom je als volwassene helaas niet onderuit als je in een schoon huis wilt leven 😉 De dagelijkse To-Do heeft alles te maken met micro en macro management. Je neemt dagelijkse kleine stapjes (micro) om de grote te kunnen maken (macro). Vaak leiden al deze kleine stapjes uiteindelijk tot een grote.

Wat vinden jullie van mijn methode? Het kost mij ongeveer 10 á 15 minuten om de lijst op deze manier op te stellen, maar het is altijd zo handig, vooral omdat ik nogal verstrooid kan zijn (vraag maar aan Bren) en altijd van alles vergeet wat ik nog moet doen, tenzij ik het opschrijf.

Heb jij zelf een handige methode voor je lijstjes? Of vind je het niet zo nodig? 🙂 Laat het ons vooral weten!

Happy To-Do-ing! 😉

~Jeffrey